Rencontre avec Francis Evrard DSI de Roquette Frères

Créée en 1933, à Lestrem dans le Pas-de-Calais, Roquette est restée une entreprise familiale. Sa spécialité c’est l’amidon. Au fil des années, l’entreprise a su s’imposer comme un leader mondial dans le secteur des polyols et figure parmi les plus gros producteurs au monde de produits amylacés. Roquette c’est plus de 6000 personnes répartis sur 12 sites : France, Espagne, Royaume-Uni, Italie, Roumanie, Etats-Unis, Chine, Corée et bientôt l’Inde. Le groupe transforme 6 millions de tonnes de matières premières agricoles en 650 produits semi finis à destination de ces différents secteurs : alimentation, pharmacie et cosmétologie papiers et carton ondulé fermentation, chimie et industries.

Détenteur d’un DUT en informatique, Francis Evrard est entré chez Roquette en 1974. Après avoir mis en œuvre plusieurs projets, notamment dans le domaine des Ressources Humaines (SIRH), il a pris en charge l’industrialisation de l’exploitation et le développement des réseaux avec les filiales du groupe. Il est depuis 1995 Directeur des Systèmes d’Informations. La DSI est centralisée à Lestrem pour tout le groupe. Elle comporte 110 personnes et 170 si on inclut l’effectif en infogérance. Les 4500 utilisateurs d’un poste de travail font appel aux mêmes technologies : SAP, Mainframe IBM, Microsoft Office pour la bureautique.

Francis Evrard a été président du GUN pendant 5 ans.

A quel niveau Roquette recourt à la dématérialisation et à la GED ?

L’EDI

Depuis 10 ans, l’EDI s’invite dans les échanges principalement pour la prise de commande, les avis d’expédition et la facture avec les 100 à 150 plus gros clients : Coca-Cola, Nestlé, Colgate…

Dans le domaine de la nutrition animale, le Web est privilégié pour la prise de commande. La nutrition animale représente beaucoup de clients ne disposant généralement pas de moyens technologiques pour les échanges, le Web EDI offre une alternative efficace.

La dématérialisation de documents

En 2006 a été mis en place un projet de dématérialisation des factures fournisseurs. Ces dernières ont été scannées puis stockées, elles ont été reliées au système SAP en vue de la rendre accessible à plusieurs utilisateurs de différents services. C’est un élément de productivité supplémentaire qui évite, par exemple, le renvoi des factures par courrier interne aux services concernés.

A partir de 2008, un projet de reconnaissance de caractère va enrichir l’automatisation du traitement des factures.

Qu’est ce que le projet « Cristal » ?
Le projet « Cristal » est né à la fin de l’année 2001. C’est le nom de code du projet de mis en place de l’ERP SAP. Le « Cristal » symbolise la transparence, la solidité et la résistance, toutes les caractéristiques attendues de la mise en place d’un ERP.

Existait-il un ERP avant le projet Cristal ?
Nous disposions d’un système maison intégré, reposant sur la technologie Main Frame d’IBM.

Comment s’est déroulé ce projet ?
C’est un projet qui a débuté fin 2001 pour s’achever au début 2004. Plus de 100 personnes ont été mobilisées pour travailler sur la mise en place, parmi eux : Cap Gemini, SAP et le personnel de l’entreprise.
« La mise en place de SAP c’est toujours une aventure »
L’entreprise a du en effet repenser ses processus. Avec SAP, le concept d’intégration prend tout sons sens : une action peut impacter plusieurs services. C’est pourquoi, il est indispensable de former les collaborateurs à la notion de processus et à la nécessité d’avoir une vision transverse. La réussite repose sur la maîtrise de la conduite du changement et la visions élargie de l’entreprise. De ce fait des équipes d’informaticiens ont accompagnés chaque service pendant toute la phase de conception. Le service de maintenance a même disposé d’une version test deux mois avant le lancement. Ainsi, les 800 collaborateurs ont pu l’utiliser et donc se l’approprier.

L’effort a été porté sur la formation à qui ont doit une grande partie de la réussite du projet Cristal. L’entreprise a formé des collaborateurs futurs utilisateurs qui eux ont ensuite formé leurs collègues. Par la suite les utilisateurs ont bénéficié des conseils de leur formateur qui n’est autre que leur collègue de « terrain ».

La grande difficulté d’un projet ERP, c’est que durant toute la phase de projet, des équipes, des ressources sont mobilisées sans qu’il n’y ait de résultat visible. « On travaille dans l’abstrait ».

Dès le début, l’intégration de SAP est partie sur une conception mondiale. Lors du démarrage le 5 janvier 2004, le système était utilisable dans 10 pays et en 5 langues. Il est accessible 24 heures sur 24 heures sans contraintes liées aux fuseaux horaires. Toutes ces précautions, le choix des acteurs, l’organisation du projet, les efforts portés à l’accompagnement à la conduite du changement, des tests extrêmement poussés, ont permis de garantir la réussite du projet.

La préparation du projet est primordiale. On pourrait presque dire que, un tel projet, « ça se gagne avant ! »
www.roquette.fr – www.gun.asso.fr