Buro Club Lille a été créé en novembre 2003 par Claude Dermaux. Buro Club est un centre d’affaires qui offre des solutions professionnelles et flexibles pour les entreprises en création, ou qui souhaitent se développer ou lancer une nouvelle activité. Ainsi Buro Club propose des espaces dont les coûts sont connus d’avance : bureaux résidentiels (équipés), bureaux ponctuels, salles de réunion, salles de visioconférence… La souplesse est assurée par la notion d’engagement limité. En effet, une entreprise peut louer un bureau pour une heure, une semaine ou une année sans s’engager à long terme.

Pour Madame Claude Dermaux, le centre d’affaire est un « booster de business ». Il s’avère utile pour essayer une nouvelle activité, une nouvelle région. Outre les espaces à louer, le centre d’affaires propose à ses clients une multitude de services : la domiciliation d’entreprise, l’accueil téléphonique, la gestion du courrier… En résumé, tous les services qui donnent un sentiment de confort et de « chez soi » pour le client.

Buro Club Lille connaît un bon taux de remplissage, il est situé entre les deux gares Lille Flandres et Lille Europe. Il dispose de 23 bureaux, 1 bureau ponctuel et 2 salles de réunion. Cette activité intense a incité Claude Dermaux à ouvrir en septembre 2007 un second Buro Club à Villeneuve d’Ascq. Ce nouveau centre comprend 27 bureaux, 2 salles de réunion, une cafétéria. Les clients de Buro Club peuvent être répartis dans deux catégories : les ponctuels et les résidents. En général, les résidents sont souvent des entreprises qui veulent se lancer dans une autre région. On trouve également des entreprises étrangères qui souhaitent se développer dans un nouveau pays. S’installer dans un centre d’affaire peut se révéler bénéfique pour des fonctions commerciales pures où l’utilisation du temps est concentrée sur la vente et non sur l’intendance. D’un point de vue charge, le centre d’affaires constitue un bon équilibre jusqu’à 8 personnes au-delà il faut envisager une location classique.
Buro Club est un réseau national qui permet à ses clients d’utiliser des bureaux gratuitement pour une durée d’une journée dans les autres Buro Club de France, que ce soit à Toulouse, Paris, Nantes…Il existe 29 Buro Club en tout, 27 dans l’hexagone, 1 en Martinique et 1 en Guadeloupe.
A Lille, Claude Dermaux emploie deux personnes à temps plein et une étudiante en alternance. A Villeneuve d’Ascq, une personne s’occupe du site.

Issue de la finance et de la gestion, Claude Dermaux a occupé plusieurs postes dans ce domaine jusqu’à devenir DAF. Elle dispose d’un DUT en gestion, elle a enchaîné sur l’ICG (une école de gestion) et le DESS CAAE (Certificat d'aptitude a l'administration des entreprises) à l’IAE. Assez indépendante, au cours de sa carrière elle a toujours manifesté un intérêt pour la découverte de nouvelles compétences. C’est vers 40 ans qu’elle a décidé de se lancer dans l’aventure de la création d’entreprise. A la suite d’un bilan de compétence, elle s’est dirigée vers la création d’un centre d’affaires qui correspondait à sa volonté de proposer des services aux entreprises. « Se lancer oui mais dans un réseau ». Buro Club répondait à ses attentes. Claude Dermaux est lauréate LMI 2003.

Quelles sont vos principales problématiques informatiques ?

Dans un centre d’affaires, nous devons nous assurer que tout fonctionne bien que tout soit fluide, que l’information circule correctement. Au niveau technique, cela nécessite une parfaite autonomie des collaborateurs. Chacun doit pouvoir répondre à la demande du client : ouverture d’une ligne internet, paramétrage d’un nouveau téléphone, mise en place d’un réseau interne…

L’avantage majeur est de pouvoir bénéficier des échanges d’expériences au sein du réseau Buro Club. Néanmoins, il faut savoir gérer les besoins spécifiques.
En ce qui concerne Internet, nous fonctionnons comme un provider. Completel nous alloue une bande passante de 2 Mégas. Le débit est garanti en montée et en descente. Avec l’adresse DHTP, la connexion est rapide à mettre en place. Nous sommes en mesure de fournir à chacun de nos clients une adresse mail, des adresses IP publiques en vue d’une connexion VPN. Nous essayons de nous adapter le plus rapidement possible aux besoins du client.

La connexion Wi-Fi n’est pas envisagée pour le moment pour des raisons de sécurité. Mais certains clients disposent en interne d’un accès Wi-Fi via un boîtier. Les centres d’affaires doivent garantir un maximum de sécurité.

Pour répondre aux nécessités de notre activité, nous devons faire appel à des applications diverses comme la gestion distantes des portes d’accès, la gestion personnalisée des badges. En ce qui concerne la gestion des salles de réunion c’est un exercice laborieux. C’est pourquoi, le réseau Buro Club va mettre en place un logiciel spécifique de planification des salles et des bureaux loués pour de très courtes périodes. La facturation répond également à des exigences. De ce fait, nous utilisons le logiciel BC gestion spécialisé dans la gestion des centres d’affaires. A Lille, nous éditons entre 1200 et 1350 factures par année.

Disposez-vous d’un site internet ?
L’ensemble des Buro Club sont rattachés au site global : www.buro.com. L’internaute peut faire une recherche par prestation, par ville ou par typologie (créateur ou grandes entreprises). Une visite en 3D est proposée pour prendre connaissance de l’environnement de chaque Buro Club.

Comment gérez-vous les questions de téléphonie ?
Il n’y a pas de téléphonie sur IP pour le moment. En revanche, nous disposons de trois logiciels pour maîtriser les questions de téléphonie.
Ainsi, nous avons un logiciel pour manager l’autocom. Lorsqu’un client s’installe, quelques minuts après il peut utiliser une ligne téléphonique. L’autocom permet de constituer un mini centre d’appel, on peut faire un reroutage sur 10 postes, avec une boîte vocale par poste.
Le logiciel de taxation facilite la gestion des factures. Il définit les temps de communication et les coûts d’appel. Les clients sont facturés à la seconde. Seul le temps de communication est retenu.
Le logiciel de permanence téléphonique est le socle du service d’assistance. C’est lui qui donne l’impression à l’interlocuteur que le client du centre d’affaires dispose d’une équipe d’assistantes. Il permet de gérer 8 appels simultanés. Il conserve l’historique des appels ainsi que les coordonnées des appelants. Lorsqu’il y a urgence, il est à même de générer des emails et des sms au client du centre d’affaires.

Comme les deux centres Lille et Villeneuve d’Ascq sont reliés par une connexion VPN, le standard peut être basculé d’une ville à l’autre.

Selon vous quels sont les points d’amélioration en matière d’applications informatiques ?
Le domaine qui doit être amélioré est sans nul doute la gestion du fichier client. L’e-annuaire est alimenté par les assistantes, mais les champs sont remplis de manière inégale. Un important travail est à faire pour obtenir un fichier complet et propre. Actuellement, le fichier est utilisé à des fins d’envoi du journal du réseau buro.com et à des fins de mailing. Nous souhaiterions être plus actifs sur cette question et mener à titre d’exemple des campagnes de sensibilisation.

Buro Club Lille
12, place Saint Hubert
59000 Lille
Tél. : 03 59 56 06 00

http://www.buro.com/domiciliation-location-bureaux-lille.html

Buro Club Villeneuve d’Ascq
1-3 Allée Lavoisier – City Parc
59650 Villeneuve d’Ascq
Tél : 03 62 59 36 00
http://www.buro.com/domiciliation-location-bureaux-lille-villeneuve-ascq.html

lille@buro.com –www.buro.com